تُعد لوائح تنظيم العمل بالشركات بمثابة العمود الفقري لأي شركة تسعى إلى الاستقرار والنجاح، فهي لا تحدد فقط حقوق الموظفين وواجباتهم، بل ترسم أيضًا خارطة طريق واضحة للالتزام والسلوك المهني داخل بيئة العمل، وفي ظل التطور السريع في أساليب الإدارة ومتطلبات السوق، باتت هذه اللوائح ضرورة لا غنى عنها لحماية مصالح كل من المؤسسة والعاملين فيها.
لوائح تنظيم العمل بالشركات
عند الحديث عن الانضباط الوظيفي والتوازن في علاقات العمل، فإن أول ما يتبادر إلى الذهن هو وجود لوائح تنظيم العمل بالشركات تنظيمية مُحكمة، وإن لوائح تنظيم العمل بالشركات لا تقتصر على تحديد ساعات الدوام أو جزاءات الغياب، بل تمتد لتشمل قواعد السلوك، آليات الترقية، ضوابط السلامة المهنية، وغيرها من النقاط التي تضمن بيئة عمل عادلة ومحفزة.
- ساعات العمل الرسمية والإجازات: تشمل لوائح تنظيم العمل تحديدًا دقيقًا لساعات الدوام، وفترات الراحة، وعدد الإجازات الأسبوعية والسنوية لضمان التزام الموظفين وتوازنهم بين الحياة المهنية والشخصية.
- سياسة الحضور والانصراف: تنظم اللوائح مواعيد الدخول والخروج، وتحدد العقوبات في حال التأخير أو الغياب، مما يحافظ على انضباط بيئة العمل ويمنع الفوضى اليومية.
- قواعد الانضباط والسلوك الوظيفي: تتضمن اللوائح تعليمات واضحة بشأن الالتزام الأخلاقي، والاحترام المتبادل بين الزملاء، والمظهر العام للموظف بما يتوافق مع بيئة العمل المهنية.
- نظام المكافآت والجزاءات: من أساسيات لوائح تنظيم العمل بالشركات تحديد آلية الحوافز بناءً على الأداء، إلى جانب الإجراءات التأديبية في حال الإخلال بالمسؤوليات أو ارتكاب المخالفات.
- سياسة اللباس والمظهر العام: تحدد اللائحة نوع الزي أو المظهر المتوقع للموظفين وفقًا لطبيعة العمل والقطاع الذي تنتمي إليه الشركة، للحفاظ على الانطباع المهني العام.
- التعامل مع ممتلكات الشركة: توضح اللوائح كيفية استخدام الموارد والأجهزة الخاصة بالمؤسسة، وتحذر من إساءة الاستخدام أو تعريض الممتلكات لأي تلف متعمد أو غير مقصود.
- التدريب والتطوير المهني: تعكس اللوائح اهتمام الشركة بتطوير موظفيها، من خلال ذكر البرامج التدريبية والدورات التي يمكنهم الالتحاق بها ضمن خطط النمو.
- آلية تقديم الشكاوى: تضع لوائح تنظيم العمل بالشركات نظامًا واضحًا لاستقبال شكاوى الموظفين، وتوفر قنوات رسمية لتقديمها وحلها بعدالة وشفافية.
- شروط إنهاء الخدمة أو الاستقالة: تتناول اللوائح الحالات التي يمكن فيها إنهاء علاقة العمل، والإجراءات النظامية لذلك، بما في ذلك فترات الإشعار وحقوق نهاية الخدمة.
الفرق بين اللوائح الداخلية وأنظمة العمل الرسمية
- تعريف اللوائح الداخلية: تمثل لوائح تنظيم العمل بالشركات إطارًا تنظيميًا خاصًا بكل شركة، تحدد فيه أساليبها الداخلية بما يتوافق مع طبيعة نشاطها وأهدافها التشغيلية.
- الأنظمة الرسمية مصدرها الدولة: تصدر قوانين العمل الرسمية عن جهات حكومية وتُطبق على جميع الشركات، وهي المرجع الأعلى الذي يُفترض أن تستند إليه أي لائحة داخلية دون مخالفة له.
- المرونة مقابل الإلزام: بينما توفّر اللوائح الداخلية مرونة للشركات في تنظيم التفاصيل اليومية، تبقى الأنظمة الرسمية أكثر صرامة وتشمل حدًا أدنى لا يمكن تجاوزه من الحقوق والواجبات.
- اللوائح تُكمل لا تُلغي: وظيفة لوائح تنظيم العمل بالشركات ليست أن تستبدل القوانين الرسمية، بل أن تفسّرها وتُسقطها على واقع كل شركة بطريقتها الخاصة دون أن تتعارض معها.
- الجزاءات الإدارية: يُسمح للائحة الداخلية أن تضيف مستويات جزائية متدرجة وفق ثقافة المؤسسة، لكن لا يمكنها تجاوز العقوبات المنصوص عليها قانونًا.
- اللغة والنغمة: غالبًا ما تُصاغ لوائح الشركات بلغة داخلية واضحة ومبسطة تناسب الموظفين، بينما تأتي القوانين الرسمية بصيغة قانونية قد تكون أكثر تعقيدًا.
- الاعتماد والمصادقة: لوائح تنظيم العمل بالشركات يجب أن تُعتمد رسميًا من وزارة الموارد البشرية أو الجهة المختصة لضمان عدم تعارضها مع النظام العام.
- التطبيق والرقابة: تراقب الدولة تطبيق الأنظمة الرسمية عبر التفتيش والجزاءات، بينما تعتمد اللوائح الداخلية على التزام الإدارات داخل الشركة بمراجعتها وتحديثها.
- دور الموارد البشرية: تُعد إدارة الموارد البشرية الوسيط الذي يضمن تكامل اللوائح الداخلية مع القوانين الرسمية وتطبيقهما معًا بتناغم وفعالية.
خطوات إعداد لائحة تنظيم العمل بشكل فعّال
- تحديد أهداف اللائحة: يجب أولًا أن تُحدد أهداف لوائح تنظيم العمل بالشركات بدقة، سواء كانت لضبط السلوك، أو تحسين الأداء، أو تعزيز الالتزام المهني بين الموظفين.
- مراجعة القوانين المحلية: تبدأ أي عملية إعداد ناجحة بمراجعة نظام العمل الوطني والتأكد من أن جميع البنود المقترحة لا تتعارض مع القوانين الرسمية للدولة.
- الاستعانة بالخبراء القانونيين: من الضروري إشراك محامٍ مختص في العمل أو مستشار قانوني لضمان الصياغة القانونية الصحيحة، خاصة في البنود الحساسة كالعقوبات أو فسخ العقود.
- مشاركة الأقسام الإدارية: يُفضل أن تُشارك الإدارات المختلفة في إعداد اللائحة، لتغطية خصوصيات كل قسم ومراعاة طبيعة كل وظيفة، ما يجعل اللائحة أكثر واقعية.
- صياغة واضحة ومباشرة: يجب أن تُكتب البنود بلغة عربية فصحى مفهومة، خالية من الغموض أو التعقيد، مما يضمن أن يفهمها الجميع دون الحاجة لتفسيرات متكررة.
- تصميم مرئي منظم: إلى جانب النص، من المفيد تقديم اللائحة في قالب جذّاب، منظم بصريًا، يُظهر التدرج في الأقسام ويُسهّل الرجوع لأي نقطة بسهولة.
- عرضها على الموظفين قبل الاعتماد: إتاحة وقت للاطلاع على اللائحة ومناقشتها من قِبل الموظفين يُعزز الشفافية، وقد يكشف نقاطًا تحتاج للمراجعة قبل الإقرار الرسمي.
- الحصول على الاعتماد من الجهات المختصة: لا تُعد اللائحة سارية إلا بعد اعتمادها من وزارة الموارد البشرية (أو ما يقابلها)، لذا يجب استيفاء الشروط الشكلية لذلك.
- التحديث حسب الحاجة: تُعتبر كل لائحة تنظيم عمل وثيقة حية يجب تعديلها عند تغير الظروف، مثل القوانين أو الهيكل التنظيمي أو التوسع في الأنشطة.
- يمكنك الاستعانة بمُستشاري شركة الخنين بالخرج للمحاماة بذلك.
متى ولماذا يتم تحديث لوائح تنظيم العمل؟
- عند تغير القوانين: أي تحديث في قوانين العمل الرسمية يستدعي مراجعة فورية للوائح تنظيم العمل بالشركات لتفادي الوقوع في مخالفات.
- توسّع الشركة أو نمو الموظفين: مع تغيّر حجم الشركة وعدد العاملين، تظهر الحاجة لإعادة هيكلة بعض السياسات لتناسب الأعداد الجديدة وتنوع الإدارات.
- ظهور ممارسات وظيفية جديدة: عند إدخال تقنيات جديدة أو أنماط عمل حديثة كالدوام المرن أو العمل عن بُعد، يجب أن تُضاف هذه النقاط بوضوح في اللائحة.
- تحسين بيئة العمل: قد تتطلب بعض الشكاوى أو التقييمات الداخلية تعديل سياسات معينة لجعلها أكثر عدلًا أو مناسبة للواقع الفعلي للموظفين.
- طلب رسمي من جهة حكومية: أحيانًا تُصدر وزارة العمل توجيهات بتحديث اللوائح لتواكب مستجدات سوق العمل، وهو أمر إلزامي.
- ارتفاع معدل الغياب أو المشكلات السلوكية: لوحظ أن كثيرًا من الشركات تُراجع لوائحها حين تتكرر بعض التجاوزات لتُشدد العقوبات أو توضّح الغموض.
- التحديث السنوي الوقائي: حتى إن لم تكن هناك أزمة، فإن مراجعة دورية (كل 6 أو 12 شهرًا) تُظهر مدى فعالية اللوائح وتُعزز الثقة المؤسسية.
- التغيرات الاقتصادية أو الإدارية: مثل الاندماج مع شركة أخرى أو تغيير الإدارة العليا، حيث تتطلب تلك التغيرات مراجعة النظام الداخلي وتعديله وفق الرؤية الجديدة.
- التوافق مع الاستدامة والتطور: لوائح تنظيم العمل بالشركات الحديثة يجب أن تواكب قيم الاستدامة، مثل المرونة، والمساواة، والمسؤولية الاجتماعية.
تبقى لوائح تنظيم العمل بالشركات أداة استراتيجية فعّالة تضمن الانسجام بين أهداف الشركة وتطلعات الموظفين.
اقرأ أيضًا:
